SwissSalary FAQ

In der Rapportierung unterstützt SwissSalary bei der Berechnung und Auszahlung des 13. Monatslohnes. Es sind 6 unterschiedliche Arten und Zeitpunkte zu berücksichtigen.

Die detaillierte Beschreibung dieser Vorgehensweisen finden Sie in unserem  Handbuch 'Vorgehen Berechnung 13. Monatslohn'

• Betrifft es alle Personen oder nur eine Person? Wenn es alle Personen betrifft, prüfen Sie bitte die Einstellungen beim Ausführen der Berechnung und die Pflichtigkeiten auf den Lohnarten.
• Ist bei der Person unterjährig ein Wechsel des Lohncodes verarbeitet worden? Ist der Wechsel von Stunden- zu Monatslohn oder umgekehrt mit Aus- und Wiedereintritt verarbeitet worden? Sind beide Daten in der Lohnlaufliste ersichtlich?
• Alle Rapportierungen, welche die Berechnung des Anteil 13. / 14. Monatslohnes beeinflussen können, müssen vor der Berechnung des 13. / 14. Monatslohnes erfasst sein.
• Die Lohnarten (13. Monatslohnauszahlung LA | 13. Montaslohn Rückstellung LA) wurden in den Lohnstammdaten (Basis) nicht korrekt eingerichtet.
• Bei den Lohnarten, welche beim Berechnen des 13.Monatslohnes berücksichtigt werden müssen, wurde die entsprechende Pflichtigkeit nicht hinterlegt.
• Beim auf der Personalkarte hinterlegten Absenzen Anspruch ist der Anspruch 13. Monatslohn nicht korrekt eingerichtet.

Diese Angaben können Sie im Absenzen Anspruch, Rubrik 13. Lohn - 13. Monatslohn Ansatz & Anzahl drucken de- oder aktivieren.

Meist erfolgt keine Korrektur des Rückstellungsbetrags für einzelne Mitarbeitende. Die Differenz wird meist direkt in der Finanzbuchhaltung ausgebucht. 

Ist eine Verarbeitung in SwissSalary gewünscht, können die Differenzbeträge manuell für die Lohnart 13. Monatslohn Rückstellung rapportiert und verarbeitet werden. Verwenden Sie hier zu den Bericht 'Lohnarten Liste A4H und werden die beiden  Lohnarten (Standard 1600 & 1610) mittels Excelexport aus. Ergänzen Sie das Excel  mit einer Spalte 'Differenz' und rechnen Sie den Betrag entsprechend aus.

Via Excelimport können Sie die Differenz auf der Rückstellungslohnart ins entsprechende Rapportierungsjournal importieren und somit den Betrag mittels Lohnlauf (im Abrechnungslohnlauf oder als Zusatz) korrigieren.

Bitte beachten Sie, dass die Berechnung des 13. Monatslohnes immer auf das Kalenderjahr bezogen erfolgt. Müssen Sie Korrekturen für ein Vorjahr vornehmen, verwenden Sie dazu nicht diese Lohnart. Ansonsten wird dieser Betrag bei der Berechnung des 13. Monatslohnes des aktuellen Jahres eingerechnet. 

Das ELM-Profil weist alle nötigen Basisinformationen für die Unfallversicherung (UVG), Unfallzusatzversicherun (UVGZ), Krankentaggeldversicherung (KTG) und Berufliche Vorsorge (BVG) auf, damit bei der ELM-Übermittlung ihr Unternehmen korrekt identifiziert werden kann. Das ELM-Profil kann bei der jeweiligen Versicherungsgesellschaft verlangt werden. Zusätzliche Informationen finden Sie hier:  Swissdec-einfuehren/grunddaten

• Werden die Lohnausweise noch mit Swissdec 4.0 erstellt, muss der Text nicht korrigiert werden. Der Hinweis auf die Bezahlung von mindestens 0.8% genügt und wird von den Steuerämtern akzeptiert.
• Möchten Sie den Text anpassen, ist die Voraussetzung dafür die Installation des neusten SwissSalary Updates (aktuell 5060.001) sowie die Anpassung der ELM Einrichtungs Version von 4.0 auf 5.0 in den Lohnstammdaten (Swissdec Einrichtung).

Den Bericht 'Salden schliessen' finden Sie via Rollencenter, Verwaltung

Der Ultimo-Lohnlauf wird als letzter Lohnlauf des Jahres durchgeführt.

Ein- und Austrittsdaten können auf der Lohnlaufliste (Tabelle Lohnlauf Kopf) direkt angepasst werden (Liste bearbeiten).

Blenden Sie in der Lohnlaufliste die beiden Spalten 'Bemerkungstext und Bemerkungstext 2' ein. Ist im massgebenden Lohnlauf (Dezember oder Austrittsmonat) in einer dieser Spalten bereits ein Text vorhanden, kann dieser mit dem entsprechenden neuen Text überschrieben werden. Sind die Spalten leer, kann der gewünschte Text direkt in diesen Feldern erfasst werden.

Diesen Text finden Sie auf der entsprechenden Personalkarte unter der Rubrik 'Lohnausweis'.

Sobald die Feiertage fürs neue Jahr bekannt sind, können beide Arbeiten per sofort vorgenommen werden. Detaillierte Hinweise finden Sie in unserem Handbuch:  SwissSalary Handbuch SwissSalary Handbuch 'Jahresendverarbeitung 2022 / 2023' 2022 / 2023'

Sie haben  die Möglichkeit einen bereits erstellten Arbeitszeitkalender für weitere Arbeitsgruppen zu kopieren.

Wir empfehlen hier, den ersten Arbeitszeitkalender mit den nationalen Feiertagen zu eröffenen und diesen Stand (sofern die Soll-Zeit identisch ist) für die anderen Arbeitsgruppen zu kopieren. Anschliessend können in den einzelnen Arbeitsgruppen die abweichenden, kantonalen Feiertagen manuell ergänzt werden.

Die detaillierte Beschreibung dieser Vorgehensweisen finden Sie in unserem Handbuch ' Vorgehen Berechnung 13. Monatslohn' unter folgenden Link:   SwissSalary Handbuch 'Jahresendverarbeitung 2022 / 2023'

Nehmen Sie die Änderungen der neuen, prozentualen Arbeitnehmerabzüge und Arbeitgeber-Rückstellungen sowie die Anpassungen der Mindest-/Maximal-Löhne erst nach dem Verbuchen des letzten Lohnlaufs Dezember 2022, jedoch ZWINGEND vor dem ersten Lohnlauf 2023 vor!

 !!Cloud SwissSalary 365: Bitte beachten Sie, dass sämtliche Beiträge sowie Höchstgrenzen selbst angepasst werden müssen. Ebenfalls müssen die Quellensteuertarife durch Sie eingelesen werden.  

WICHTIG: Prüfen Sie jeweils, dass für jede einzelne Versicherung stets eigene Basis-, Lohn- und frei-Lohnarten verwendet werden. Werden Lohnarten mehrfach verwendet, können am Ende des Jahres keine korrekten Berichte erstellt werden. Zudem kann es je nach Einrichtung zu inkorrekten Berechnungen der Grenzen führen.

 

Verlangen Sie hierzu bei den jeweiligen Versicherungen das ELM-Profil. 

Ohne das ELM-Profil können wir Sie bei der Einrichtung nicht unterstützen.

Die erhaltenen Daten werden in den Lohnstammdaten in der jeweiligen Domäne Einrichtung hinterlegt.

Nein, bei OnPrem- sowie Cloud-Kunden müsssen die aktuellsten Datensätze selber erfassen.

Änderungen zu den Familienzulagen finden Sie unter folgendem Link:   Neuerungen 2024 EAK

Wurden Anpassungen vorgenommen, müsste über die Organisation, Register Aktionen, der Bericht «Kinderzulagen anpassen» gestartet werden. Aktivieren Sie dabei nur die Häkchen bei «Buchen» und «nur aktive Mitarbeiter». Dadurch werden die neu in den Lohnstammdaten hinterlegten Sätze bei allen aktiven Mitarbeitenden bei allen Kindern überschrieben. HINWEIS: Sollten Sie bei einzelnen Mitarbeitenden eine manuelle Anpassung der Sätze vorgenommen haben (beispielsweise aufgrund einer Differenzzulage wegen des interkantonalen Ausgleichs), müssen diese Änderungen nun manuell wieder neu erfasst werden. Als Unterstützung dient Ihnen dabei der Bericht, welcher die Änderungen anzeigt. Speichern Sie diesen direkt beim Ausführen ab, eine erneute Aufbereitung ist nicht möglich.

Wichtig:
Der Report "Familienzulagen 20xx schreiben", welcher automatisch die Kinderzulagen über alle Mandanten anpassen würde, wurde für das Jahr 2023 nicht ausgeliefert. Bitte führen Sie diesen Report nicht aus.

Ja, seit der Quellensteuerreform 2021 müssen die Tarife jährlich aktualisiert werden.

Nein, bei OnPrem- sowie Cloud-Kunden müsssen die aktuellsten Datensätze selber eingelesen werden. SwissSalary wird dies nicht vornehmen, kann Sie aber dabei gerne unterstützen. Wenden Sie sich hierzu direkt an unseren Support.

Nein, bei OnPrem- sowie Cloud-Kunden müsssen die Aktualisierungen selber auslösen. SwissSalary wird dies nicht vornehmen, kann Sie aber dabei gerne unterstützen. Wenden Sie sich hierzu direkt an unseren Support.

Die Schweizerische Lohnstrukturerhebung (LSE) liefert detaillierte Informationen zu Lohnniveau und Lohnstruktur in der Schweiz. Die LSE ist für die Unternehmen, die Sozialpartner und die Öffentlichkeit eine wichtige Informationsquelle. Ihre Ergebnisse kommen beispielsweise bei Lohnverhandlungen, beim Monitoring des Freizügigkeitsabkommens, im Bereich Arbeitskosten oder auch bei Fragen zur Lohngleichheit zwischen Frauen und Männern zur Anwendung. Die Meldung ist nur für diese Unternehmen möglich und obligatorisch, welche per Schreiben des Bundesamtes für Statistik dafür ausgewählt wurden. Alle anderen Unternehmen können keine LSE übermitteln.

Hier sind es in erster Linie die folgenden vier Felder im Register "Statistik" bei "Lohnstrukturerhebung LSE":

• Arbeitsverhältnis (leer lassen)
• Arbeitsvertrag: Bitte beachten, dass die Option "Verwaltungsrat" erst für die Übermittlung mit Swissdec 5.0 zugelassen ist.
• Ausbildung: Bitte beachten,  dass die beiden neusten Optionen "Höhere Berufsbildung Master" und "Höhere Berufsbildung Bachelor" erst für die Übermittlung mit Swissdec 5.0 zugelassen sind.
• Berufliche Stellung
• Arbeitszeit Typ: Bei Meldungen mit Swissdec 5.0 ist dieses Feld zu pflegen. Monatslohn und Stundenlohn gelten grundsätzlich als «Regelmässig», nur sehr unregelmässige Einsätze werden als «Unregelmässig» deklariert.

Weiter sind folgende Felder zu überprüfen:

• Sozialversicherungsnummer
• Funktion
• BVG-Code: nicht versichert (sind: Lernende/Pensionierte/weitere Nicht-BVG-Versicherte)

Im Register "Pflichtigkeiten" erfolgt die Zuweisung der Lohnarten im Feld "LSE Statistik". Hier verweisen wir auf den Musterlohnartenstamm Swissdec 5.0. Ab Version Swissdec 5.0 ist die Auswahl:  Z-Einkauf BVG nicht mehr vorhanden.     

Arbeitsort: "BUR-Nr". und "wöchentliche Arbeitszeit", bspw. 42.00
Lohnstammdaten: Register "Allgemein": "UID-BFS-Nr." im Format CHE-000.000.000
Absenzen Anspruch: Ferien in Tagen und/oder Feriengeld in Prozente

Wichtig ist, dass bei den Lohnarten 1180 "ML Reduktion Kurzarbeit" und 2930 "Kurzarbeitslohn SL Korrektur" keine Zuweisung zur LSE Statistik gemacht wird.

Diese Möglichkeit besteht, sollte aber nur in Ausnahmefällen vorgenommen werden. Stellen Sie dabei auf der Personalkarte im Register "Statistik" das Feld "Arbeitsverhältnis" auf "Temporär".

Temporäre Mitarbeitende werden in der LSE nicht berücksichtigt. Stellen Sie auf der Personalkarte im Register "Statistik" das Feld "Arbeitsverhältnis" auf "temporär". Die Übermittlung von Personen im Personalverleih erfolgt von der Unternehmung, welche die Personen vermittelt. Die Einsatzbetriebe schliessen diese Personen daher über Arbeitsverhältnis "temporär" aus.

Einen Bericht zur Überprüfung der Daten gibt es nicht. Wir empfehlen, die wichtigsten Felder in der Personalliste einzublenden und diese zu kontrollieren. Zudem ist wichtig, dass die Lohnarten korrekt zugeteilt sind. Dafür empfehlen wir den Musterlohnartenstamm der Swissdec Richtlinien 4.0 resp. 5.0 in der Spalte "Statistik Jahr".

Analog der anderen Meldungen (AHV/FAK oder Quellensteuer etc.) über "Lohn melden", unter Statistik. Wichtig ist, dass die LSE nicht zusammen mit anderen Meldungen vorgenommen wird. Als Meldeperiode geben Sie bitte den 31.12.20xx an wenn die Übermittlung mit Swissdec 4.0 erfolgt. Wird mit Swissdec 5.0 übermittelt muss die Meldung ab Januar 2023 monatlich erfolgen.

Die Rückmeldungen des Bundesamtes für Statistik sind normalerweise sehr detailliert. Eine Auflistung der Fehlercodes wird vom BFS zur Verfügung gestellt.

Bei Fragen kontaktieren Sie bitte Ihren Dynamics Partner oder den SwissSalary Support. Wenn die Meldung abgesetzt werden konnte und bereits eine Rückmeldung des BFS vorhanden ist, senden Sie uns die Rückmeldung bitte bei der Anfrage per Mail mit.

Weitere Informationen finden Sie beim BFS: 

ELM: Der Lohnstandard-CH | Bundesamt für Statistik (admin.ch) 

Oder schreiben Sie direkt an die Kontaktadresse für alle Fragen zu ELM Version 5.

elm@bfs.ch

 

Die Statistikmeldung kann neu sofort nach dem erfolgten Lohnlauf übermittelt werden. 

Per März / Juni / September / Dezember werden im Rahmen der Lohnmeldung Statistik die BESTA Daten (Beschäftigungsstatistik) erhoben.

Dies führt dazu, dass nach dem Melden der Statistik in der Kachel «Freigabe ausstehend» im Resultat Status «Dialog in Bearbeitung» aufgeführt wird. Zur Bearbeitung klicken Sie oben im blauen Balken auf die Benachrichtigung und anschliessend auf «ELM Dialog Liste anzeigen».

Bei «Dialoge mit Versicherer», «Verwalten – bearbeiten» wählen und die Fragen auf dem Formular «Qualitative Fragen der BESTA» beantworten. Danach kann die Antwort gesendet werden (oben links).

Der Zeitraum zwischen der Meldung und der Beantwortung der Fragen ist beschränkt, deshalb am besten die Dialog-Meldung umgehend bearbeitet, ansonsten sind die Zugangsdaten nicht mehr gültig und die Antwort kann nicht erfolgreich verarbeitet werden. 

 Die Übermittlung mit Swissdec 5.0 setzt die aktuellste SwissSalary Version voraus (mindestens 5060.002).

Ist in den Lohnstammdaten, Register Allgemein, die Stornosperre aktiv, wird mit dem Ausführen des ISO-Files der Lohnlauf in "ungebucht" verschoben.
Muss dieser dennoch storniert werden, wählt man in der Ansicht der ungebuchten Lohnläufe den betreffenden Lohn aus und wählt unter Aktionen "Stornosperre zurücksetzen". Dadurch verschwindet dieser Lohnlauf in der Liste der ungebuchten Lohnläufen und erscheint wieder bei "offen". Dort kann er wie gewohnt über "Aktionen", "Lohnlauf stornieren" storniert werden. Bitte führen Sie dies ausschliesslich durch, wenn noch keine Bankzahlungen ausgeführt wurden, da es ansonsten zu fehlerhaften oder doppelten Auszahlungen kommen kann!

Erscheint diese Meldung bei der Erstellung einer Testabrechnung, bedeutet dies, dass zusätzlich zum Austrittsdatum auf der Personalkarte in der Lohnlaufliste ebenfalls bereits mindestens ein Austrittsdatum eingetragen ist. Bitte prüfen Sie bei der betreffenden Person auf der Personalkarte über "Personal", "Lohnlaufliste", ob bereits ein Austrittsdatum eingetragen ist und entfernen Sie dieses. Sind mehrere Anstellungsperioden vorhanden müssten diese Ein- und Austritte vom neusten zum ältesten erst entfernt und anschliessend chronologisch vom ältesten zum neusten wieder eingetragen werden.

In Listenansichten, wie zum Beispiel "Personal aktiv", können weitere Spalten einblendet werden. Dies wird über die Funktion "Personalisieren", welche man über das Zahnrad oben rechts im schwarzen Balken aktiveren kann, gemacht. Danach wählt man links oben "+Feld". Es öffnet sich auf der rechten Seite eine Liste sämtlicher Spalten, die eingeblendet werden können. Die gewünschten Spalten können mittels drag & drop an die gewünschte Position gezogen werden. Nachdem die gewünschten Spalten eingeblendet wurden, klickt man oben auf "fertig".

Kann die Quellensteuer nicht mit ELM-Übermittelt werden, weil die Aufenthaltsbewillgung bei einem/einer Mitarbeitenden fehle, muss diese nicht nur auf der Personalkarte, sondern auch in der Lohnlaufliste ergänzt werden. Dazu öffnet man die entsprechende Personalkarte, klickt auf die Lasche "Personal" und wählt "Lohnlaufliste". Über "Liste bearbeiten" kann die Aufenthaltsbewilligung ergänzt werden. Falls die Spalte "Aufenthaltsbewilligung" ausgeblendet sein sollte, kann diese gemäss "Wie kann ich in der Cloud-Version neue Spalten einfügen?" eingeblendet werden.

Auslöser der Fehlermeldung ist meist, dass eine ausländische Ortschaft bei der Steuergemeinde zugewiesen ist oder die Ortschaft nicht korrekt mit den Tabelleneinträgen verknüpft ist. Für den bereits abgerechneten Lohnlauf muss für die Steuergemeinde die Zuweisung in der Lohnlaufliste korrigiert werden. Um die Daten mit dem nächsten Lohnlauf korrekt zu verarbeiten, muss die Erfassung auf der Personalkarte bereinigt werden. Zu prüfen sind immer PLZ und Ort sowie PLZ und Ort Steuergemeinde. Ist eine ausländische Ortschaft in dieser Tabelle nicht vorhanden, kann diese manuell ergänzt werden. Die Ort-ID wird ausschliesslich bei Schweizer Ortschaften eingetragen und kann bei ausländischen Ortschaften leer sein.

#Groupline Einträge in EasyRapport können auf einfache Weise gelöscht werden, indem man sich mit dem Mitarbeiter-Login und dem Passwort des Admin-Logins einloggt. Mit dieser Kombination kann die gesamte Zeile markiert und gelöscht werden. Die #Groupline Einträge entstehen, wenn bei Mitarbeitenden die EasyRapport-Gruppe gewechselt wird, die Mitarbeitenden mit der alten EasyRapport-Gruppe jedoch bereits Stunden rapportiert hatten.

Damit Änderungen in SwissSalary nachverfolgt werden können, kann das "Änderungsprotokoll" eingeschaltet werden.
Unter "Änderungsprotokoll Einrichtung", "Einrichten", "Tabellen" können die Tabellen ausgewählt werden, für die das Änderungsprotokoll eingeschaltet werden soll. Dazu fügen Sie in den gewünschten Tabellen in den Spalten "Einfügen protokollieren", "Bearbeiten protokollieren" sowie "Löschen protokollieren" den Wert "Alle Felder" ein.

Unter "Änderungsprotokollposten" können die protokollierten Daten eingesehen werden.

Das Änderungsprotokoll eignet sich beispielsweise in diesen Bereichen:

• Lohnart (Tabelle 3009099)
• Personalstamm (Tabelle 3009080)
• Lohnstammdaten (Tabelle 3009100)

Das Änderungsprotokoll sollte nicht eingerichtet werden in diesen Bereichen , da es SwissSalary massiv verlangsamen würde:

• EasyRapport Import
• Lohnposten
• Quellensteuertarif

Der Grund ist, dass die Lohnabrechnungen zum Löschen gesperrt sind. In der SwissSalary Dokumentenmanagement Einrichtung wird definiert ob die Lohnabrechnungen zum Löschen gesperrt sind oder nicht. Diese können in der Einrichtung auf «nicht gesperrt» gesetzt werden und somit kann der Lohnlauf storniert werden.

Quelle: Richtlinien für Lohndatenverarbeitung, Version 5.0 - Swissdec

Weitere Erwerbstätigkeiten/Ersatzeinkünfte
Damit eine korrekte Quellensteuer-Berechnung möglich ist, muss im System erfasst werden, ob die Person einer weiteren Erwerbstätigkeit nachgeht oder ob sie Ersatzeinkünfte hat (Taggelder, Teilinvaliditätsrenten usw.). Hat die quellensteuerpflichtige Person (qsP) eine weitere Erwerbstätigkeit ODER erhält sie Ersatzeinkünfte sind zusätzliche Angaben notwendig:

• Ist der Gesamtbeschäftigungsgrad aller zusätzlichen Erwerbstätigkeiten und Ersatzeinkünfte bekannt, wird der entsprechende Prozentsatz im System erfasst. Bei Ersatzeinkünften ist der Grad der Arbeitsunfähigkeit oder Invalidität zu berücksichtigen.
• Wird das Gesamtbruttoeinkommen (Quellensteuer-Lohn) aller zusätzlichen Erwerbstätigkeiten und Ersatzeinkünfte durch die qsP offengelegt, ist es ausgehend vom Beschäftigungsgrad und dem Quellensteuer-Lohn in einen Prozentsatz umzurechnen.
• Ist weder der Gesamtbeschäftigungsgrad noch das Gesamtbruttoeinkommen bekannt, aber die qsP verfügt über einen Beschäftigungsgrad, werden im System keine zusätzlichen Daten erfasst. Für die Berechnung des Quellensteuer-Satzbestimmenden-Lohnes wird der QST-Lohn ausgehend vom Beschäftigungsgrad auf 100% (Defaultwert) umgerechnet. In der QST-Abrechnung wird nur der Beschäftigungsgrad übermittelt.
• Ist weder der Gesamtbeschäftigungsgrad noch das Gesamtbruttoeinkommen bekannt und kann für die qsP kein Beschäftigungsgrad bestimmt werden, werden im System neben dem Element 'andere Beschäftigungen' («OtherActivities») keine zusätzlichen Daten erfasst. Als QST-SB-Lohn gilt in diesem Fall der Medianlohn gemäss Quellensteuer-Tarifdatei.

Halbfamilie
Die QST-Tarifcodes H, P (für deutsche Grenzgänger) und U (für italienische Grenzgänger) kommen zur Anwendung für Alleinstehende, welche mit Kindern oder unterhaltspflichtigen Personen im gleichen Haushalt zusammenleben, für deren Unterhalt sie zur Hauptsache aufkommen (Halbfamilien).

Falls das Unternehmen eine*r Mitarbeitenden diesen Code zuweisen, sind zusätzliche Daten mitzuliefern, wie z.B. die Angabe, ob der/die qsP in einem Konkubinat lebt und das alleinige oder das gemeinsame Sorgerecht hat.

Werden diese Angaben nicht beigebracht, wird der/die Mitarbeitende mit den Tarifcodes A bzw. L (für deutsche Grenzgänger) bzw. R (für italienische Grenzgänger) abgerechnet (OHNE Kinderabzüge).

Angaben zum Ehepartner
Für den Ehepartner sind zukünftig weniger Informationen einzuholen. Wir stellen dazu ein WhitePaper in 6 Sprachen auf unserer Homepage zur Verfügung. Da die ELM-Übermittlung per 01.01.2021 noch mit dem bisherigen ELM-Standard 4.0 übermittelt wird, gibt es diesbezüglich noch keine Veränderungen in der Datenerhebung.

Tarife D und O (Nebenerwerb) werden entfernt
Die Quellensteuer-Tarife D und O (für deutsche Grenzgänger) sind ab 01.01.2021 ungültig.

 

In den Kantonen GR, TI und VS ist der Quellensteuer-Tarif "F" per 01.01.2024 nicht mehr gültig und deshalb auch nicht mehr anwendbar. Bitte prüfen Sie die Quellensteuer-Tarife Ihrer Mitarbeitenden, sofern Sie den Kantonen GR, TI und/oder VS quellensteuerpflichtige Mitarbeitende haben und setzen Sie den korrekten Tarif zwingend vor dem Abrechnen des ersten Lohnes im Januar 2024.

 

Tarife für italienische Grenzgänger (nur im Kanton TI - tägliche Rückkehr nach Italien)

Für die italienischen Grenzgänger (mit der täglichen Rückkehr nach Italien) gibt es neu die Tarife R, S, T und U. Diese entsprechen den üblichen Tarifcodes wie folgt:

R = (A) Alleinstehende ohne Kinder
S = (B) Verheiratete bzw. eingetragene Partnerschaft, deren Partner nicht erwerbstätig ist
T = (C) Verheiratete bzw. eingetragene Partnerschaft, deren Partner erwerbstätig ist
U = (H) Alleinstehende mit Kinder (siehe Halbfamilien)

Italienische Grenzgänger mit Wochenaufenthalt in der Schweiz werden neu nach den Tarifen A, B, C und H abgerechnet.

Ja, es gibt Kantone, welche nur QST Tarife mit (Y) oder ohne (N) veröffentlichen. SwissSalary prüft bei der Erfassung einer Person, ob es die Auswahl im Tarif-File gibt. Sie können dies entweder beim jeweiligen Kanton prüfen oder die Tarife in SwissSalary über die Lohnstammdaten aufrufen. Filtern Sie den Kanton und das aktuelle Jahr, prüfen Sie dann, ob Tarife mit und ohne Kirchensteuer aufgelistet werden. Rückwirkende Korrekturen können innerhalb des Jahres über die TimeMachine beim Feld Kirchensteuer ja / nein verarbeitet werden per 1.1. des betroffenen Jahres.

Ja, mit der QST Reform 2021 müssen alle Kantone jährlich ein Tarif-File veröffentlichen. Dies auch, wenn von den Ansätzen her keine Änderung vorgenommen wurde. Bitte aktualisieren Sie die QST Tarife daher immer vor dem ersten Lohnlauf und erneut, falls ein Kanton dann nachträglich noch Änderungen vornimmt. Dies gilt auch für die Kunden, welche SwissSalary in der Cloud nutzen.

Wird eine Person aus der Quellensteuerpflicht entlassen, soll nur das Feld Pflichtigkeit umgestellt werden. Sowohl der QST-Kanton wie auch die Tarifangaben müssen auf der Personalkarte weiterhin erfasst bleiben.

Gemäss aktuellem Stand werden die Kantone FR, GE, TI, VD und VS das jährliche und die restlichen 21 Kantone das monatliche Berechnungsmodell anwenden.

Welches sind die grundlegenden Unterschiede der beiden Modelle?

Steuerperiode
Monatsmodell = Monat
Jahresmodell = Kalenderjahr

Quellensteuer-Lohn
Monatsmodell = Bruttomonatseinkommen
Jahresmodell = Bruttomonatseinkommen

Quellensteuer-Satzbestimmender Lohn
Monatsmodell = Bruttomonatseinkommen
Jahresmodell = Jahresbruttoeinkommen geteilt durch 12

Jahresausgleich
Monatsmodell = unzulässig
Jahresmodell = zwingend

Kanton mit monatlicher Berechnung:
Das satzbestimmende Einkommen berechnet sich durch Hochrechnung der periodischen Lohnwerte auf 30 Tage und Addition der aperiodischen Lohnwerte. Zu beachten sind allfällige weitere Einkünfte, welche ebenfalls berücksichtigt werden müssen.

Kanton mit jährlicher Berechnung:
Beim jährlichen Modell sind die Anstellungstage des aktuellen Kalenderjahres massgebend und die Periodischen Lohnwerte werden auf 360 Tage hochgerechnet, dann die aperiodischen Lohnwerte addiert und diese Zwischensumme durch 12 geteilt und so auf einen Monat umgerechnet. Zu beachten sind allfällige weitere Einkünfte, welche ebenfalls berücksichtigt werden müssen.

Wird beim Lohn abrechnen als Abrechnungsperiode mittels von und bis Datum nicht der ganze Monat eingeschlossen, erfolgt eine Hochrechnung für die Satzbestimmung.

Die Umrechnung erfolgt zu den vertraglichen Bedingungen, wie sie in SwissSalary hinterlegt sind. Beispiel: Ein Mitarbeitender ist bei Ihnen in einem 50 % Pensum angestellt und erhält dafür CHF 5'000.00. Wenn er nun bei einem weiteren Arbeitgeber CHF 1'500.00 verdient, das Pensum jedoch unbekannt ist, dann ist die Rechnung wie folgt:

50 % ÷ 5000 x 1500 = 15 %

In diesem Fall würden Sie im Feld "Beschäftigungsgrad weitere Einkünfte" den Wert 15.00 eintragen. Dies führt in der Berechnung des satzbestimmenden Einkommens zu 65 % (50 % + 15 %).

	Checkliste für Quellensteuerpflichtige (Word)
	Checkliste für Quellensteuerpflichtige (PDF)

Die Swissdec Richtlinien sehen eine Berechnung des Beschäftigungsgrads anhand der betriebsüblichen Arbeitsstunden vor. Die betriebsüblichen Arbeitsstunden entsprechen dem Wert im Feld Monatsteile auf der Personalkarte.  Für die Umrechnung massgebend ist die Anzahl der Stunden. So wird der Beschäftigungsgrad bei jeder Abrechnung neu berechnet. Hochgerechnet werden nur die periodischen Lohnarten.

Die Unterscheidung erfolgt grundsätzlich danach, ob die entsprechenden Lohnposten in die aktuelle Periode gehören oder nicht. Dies wird jedoch nicht durch SwissSalary definiert. Wir verweisen daher auf die Richtlinien Swissdec 5.0, konkret auf das Kapitel 4.2.1. Sie finden die Richtlinien hier: Swissdec-Richtlinien

Für die Besteuerung und Abrechnung als sozialversicherungspflichtige Lohnbestandteile ist die Auszahlungslohnart massgebend. Es sind deshalb die Lohnarten für die Auszahlung mit Steuerpflicht, QST-Pflicht und Sozialversicherungen zu versehen. Allfällige aktivierte Pflichtigkeiten auf Rückstellungslohnarten sind zu entfernen. 

Per 01.01.2021 wird die harmonisierte Quellensteuerberechnung in der ganzen Schweiz eingeführt. Alle 26 Kantone unterstützen den neuen Standard und können die Daten elektronisch (via ELM) empfangen.

Neu gibt es zwei Berechnungsmodelle (Jahr/Monat), welche die gleichen (harmonisierten) Berechnungsgrundlagen für alle Kantone umfassen. Bisher konnte jeder Kanton seine Spezialitäten in der Berechnung festlegen. Dank der Harmonisierung wird die Berechnung vereinheitlicht und somit für uns alle (Arbeitgeber, Lohnbuchhaltungs-Hersteller usw.) vereinfacht. Selbstverständlich betrifft die Änderung nur die Berechnung, nicht aber die Höhe der einzelnen Tarifstufen.

Ab 01.01.2021 ist jeder Kanton verpflichtet, seine Tarife neu auszuliefern, auch wenn es zum Vorjahr keine Veränderungen gibt. Somit ist sichergestellt, dass jeder Kunde immer die korrekten Tarife im System hat.

KLE steht für "Kundenintegrierter Leistungsprozess vom Anspruch bis Erbringung"

Dieser neue optionale Swissdec-Standard wurde von SwissSalary bereits als Pilot ab Sommer 2019 entwickelt und ab Winter 2019/2020 mit 3 bestehenden Kunden pilotiert. Die wertvollen Erfahrungen der Pilotkunden flossen wiederum in die Richtlinien und Zertifizierungs-Richtlinien ein.

Mit KLE können unsere Kunden ab sofort ihre ersten Unfall-Meldungen komplett digital aus der Lohnbuchhaltung erstellen. Es sind keine weiteren Fremdsysteme mehr notwendig. Von der Schadenmeldung durch den Mitarbeitenden über die Unfallmeldung und Verarbeitung bis zur Verarbeitung des Taggeldes im Lohnbereich erfolgt der gesamte Prozess digital via ELM.

KLE steht unseren SwissSalary Plus-Kunden ab sofort zur Verfügung. SwissSalary ist einer der ersten Lohnbuchhaltungs-Hersteller in der Schweiz, welcher diesen neuen Standard anbieten kann.

Die kompletten SwissSalary KLE Funktionalitäten sind mit dem Release 5059 und mit SwissSalary Modul Plus verfügbar.

Das SUA Zertifikat, welches Sie für die sichere Übermittlung der Daten benötigen, ist kostenlos.

Es müssen einige Einrichtungen bei den Lohnstammdaten und in den Lohnarten vorgenommen werden. Der Gesamtaufwand für einen Mandanten beträgt ca. drei Stunden à CHF 220.00 aus (Einrichtung, Schulung). Die Einrichtungen weiterer Mandanten können nach der Schulung selbständig vorgenommen werden.

Der ganze Einrichtungsprozess ist im Gesamthandbuch von SwissSalary im Kapitel ‘KLE Case Management’ beschrieben. Anhand der Angaben in den ‘einmaligen Einrichtungen’ ist eine selbständige Einrichtung möglich.

Im Moment sind nur Schadenmeldungen an die SUVA möglich. Die beiden Versicherer, SWICA und ZURICH, sind momentan mit SwissSalary Kunden in KLE Pilotprojekten unterwegs. SWICA meldet erste erfolgreiche Schadenmeldungen mit SwissSalary Pilot Kunden.

Meldungen an die Krankentaggeldversicherungen sind bei beiden Versicherungen ab 2024 zu erwarten.

Quelle: https://www.swissdec.ch/de/ueber-swissdec/

Swissdec ist ein nicht gewinnorientiertes Gemeinschaftsprojekt mehrerer unabhängiger Partner und das Qualitätslabel für den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen und Versicherern sowie Behörden.

Als zentrale Informationsplattform zur Standardisierung des elektronischen Datenaustausches bietet Swissdec folgende Dienstleistungen:

• Swissdec stellt Know-how für die Standardisierung bereit
• Dient dem Informationsaustausch zwischen allen Interessierten wie Software-Anwendern, ERP-Herstellern, Unternehmen, Verbänden, Ämtern und Organisationen
• Überwacht die sichere Datenübertragung
• Zertifiziert die erfolgreich geprüften Lohnprogramme

Die Swissdec-Version 5.0 ist die Weiterentwicklung des Standards der Version 4.0, welche per 01.01.2013 veröffentlicht wurde.

Die Swissdec-Zertifizierung enhält folgende Themen:

• Allgemeiner Bereich (Unternehmensdaten, Lohnarten, Auswertungen und Personendaten)
• Versicherungen (AHV/IV/EO, ALV, Familienzulagen, UVG, UVGZ, KTG, BVG) sowie die Taggeld-Verarbeitungen, Versicherungshöchstlöhne, Zahlung nach Austritt usw.
• Lohnausweis
• Quellensteuer (neu mit der Berechnung gemäss neuer Quellensteuer-Verordnung, gültig ab 01.01.2021)
• Grenzgänger-Informationen (neu ab Swissdec 5.0)
• Statistiken des Bundesamtes für Statistik (bisher nur Lohnstrukturerhebung - LSE), neu zusätzlich Schweizerischer Lohnindex - SLI, Beschäftigungsstatistik - BESTA, Profiling, Aktualsierungserhebung des Betriebs- und Unternehmensregisters - Profiling Light)

Die Zertifizierung wurde erfolgreich abgeschlossen. Mit der SwissSalary Version 5060.000 wurden zahlreiche Umsetzungen veröffentlicht. 

Unsere Cloud Kunden können ab dem SwissSalary Quality Release 5060.001 auf die Übermittlung mit Swissdec 5.0 umstellen. Dazu gehen sie in die Lohnstammdaten – Domäne Einrichtung – Swissdec Einrichtung – wählen Sie dann bearbeiten und wechseln Sie die Version von 4.0 auf 5.0. Ergänzen Sie zudem die BUR-Nummer in den Arbeitsorten indem Sie den Buchstaben 'A' vor der bestehenden BUR-Nummer hinzufügen.

Sollten Sie bei einer Lohnmeldung einen Fehler erhalten, bspw.:

«The transmission has been rejected because the document has been sent by a non-certified transmitter or has not been signed»,

muss der Standard in allen Mandanten zurückgesetzt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 

1. Lohnstammdaten
2. Domäneneinrichtung
3. Swissdec Einrichtung
4. ELM
5. Standard wiederherstellen 

Zum Videotutorial

Bei Bedarf kann in den globalen Einstellungen in Direct die Überprüfung der E-Mailadresse eingeschaltet werden. Dadurch wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse, mit welcher sich der Mitarbeitende in SwissSalary Direct anmeldet, mit der E-Mail-Adresse auf der Personalkarte des entsprechenden Mitarbeitenden übereinstimmt. Ist diese aktiviert, muss auf der Personalkarte im Feld "Elektronischer Versand" entweder "Private E-Mail" oder "Firma E-Mail" ausgewählt werden. Ausserdem muss die jeweilige gewählte E-Mailadresse auf der Personalkarte eingetragen sein. Die Prüfung der Übereinstimmung ist ein zusätzliches Sicherheitskriterium und nicht zwingend.

Wurde keine E-Mailadresse hinterlegt oder im Feld "Elektronischer Versand" keine Auswahl getroffen, erhält der Mitarbeitende die Meldung "Ihr Konto wurde noch nicht aktiviert. Bitte versuchen Sie es später nochmal oder kontaktieren Sie Ihr HR Team". In einem solchen Fall muss eine E-Mailadresse hinterlegt bzw. im Feld "Elektronischer Versand" eine Auswahl getroffen werden und danach zwingend eine Synchronisierung durchgeführt werden. Wenn die E-Mailadresse auf der Personalkarte geändert wird, muss SwissSalary Direct danach auch synchronisiert werden.

Hat ein Mitarbeitender eine neue E-Mailadresse, ändert man diese idealerweise wie folgt: Er loggt sich mit der alten E-Mailadresse ein und hinterlegt in den Einstellungen unter "Benutzername ändern" die neue E-Mailadresse. Erst danach ändert das HR in SwissSalary auf der Personalkarte die E-Mailadresse und synchronisiert SwissSalary Direct. Die E-Mailüberprüfung ist nur bei der Registration aktiv und muss nach erfolgreicher Registration nicht mehr berücksichtigt werden.

Der Mitarbeitende kann das Passwort eigenständig ändern, in dem er auf der Login-Maske auf den Button "Passwort vergessen?" klickt. Er erhält nach Eingabe der korrekten E-Mailadresse per Mail einen Link für die Bestätigung des neuen Passwortes. Die Gültigkeit dieses Links ist von kurzer Dauer, daher sollte der Mitarbeitende das neue Passwort schnellstmöglich bestätigen.

Bereits via SwissSalary Direct versendete Dokumente können in SwissSalary gelöscht werden. Dazu klickt man im Rollencenter auf Verwaltung, SwissSalary Direct. Dort findet man unter der Lasche "Zugehörig" den Bereich Dokumente, in welchem sämtliche versendete Dokumente angezeigt werden und einzeln gelöscht werden können. Nach dem Löschen muss SwissSalary Direct zusätzlich synchronisiert werden, damit den Mitarbeitenden das Dokument nicht mehr angezeigt wird.

Teilweise können bereits via Direct gesendete Dokumente im Dossier nicht mehr gelöscht werden. Dies liegt daran, dass der Dokumenttyp für das Löschen gesperrt ist. Um dies kurzzeitig zu ändern, kann über die Lupe oben rechts nach "Dokument" (SwissSalary Dokumentenmanagement Einrichtung) gesucht werden. Dort wechselt man beim betreffenden Dokumenttyp in der Spalte "Dokument löschen" die Auswahl von "gesperrt" zu "nicht gesperrt".

Im Rollencenter in SwissSalary, Verwaltung, SwissSalary Direct findet man in der Lasche "Berichte" "Registrierungscodes". Hier können die Registrierungscodes pro Mitarbeitenden, Abteilung, Abrechnungskreis etc. gefiltert werden.

Dieser Hinweis kann beim Direct-Versand / Versand Dossier erscheinen. In diesem Fall muss geprüft werden, ob in der Tabelle "SwissSalary Dokumentenmanagement Einrichtung" in der Spalte "Dokument Typ" "Dokument" angewählt ist. Sie finden die Tabelle oben rechts über die Suchfunktion.

Wenn das Konto gesperrt ist, der Mitarbeitende jedoch erfolgreich registriert ist und die E-Mailadresse bestätigt wurde, liegt dies vermutlich daran, dass mehrfach versucht wurde sich mit einem falschem Passwort einzuloggen. In einem solchen Fall sollte getestet werden, ob das Login in einem anderen Browser funktioniert. Wenn dies nicht der Fall sein sollte, kann der Mitarbeitende über den Admin-User entregistriert werden, sodass er/sie sich danach erneut registrieren kann. Wie Sie Mitarbeitende entregistrieren können sehen sie hier:

SwissSalary Direct | Entregistrierung - YouTube

 

Im Rollencenter unter Verwaltung, SwissSalary Direct kann im Feld "Textblock für Registration" ein Text erfasst werden, der zusammen mit dem Registrierungscode auf die Lohnabrechnung gedruckt wird. Sobald sich der Mitarbeitende für SwissSalary Direct registriert hat, wird der Text nicht mehr auf der Lohnabrechnung angezeigt. Wird der Zusatztext fälschlicherweise erst beim Erstellen der Lohnabrechnungen in den Optionen hinzugefügt, dann erscheint der Text mit dem Registrierungscode bei sämtlichen Mitarbeitenden, also auch bei den bereits registrierten. Löschen Sie den Zusatztext bei der Lohnabrechnung und hinterlegen Sie den Zusatztext nur in der SwissSalary Direct Einrichtung.

Wird bei einem einzelnen Mitarbeitenden der Registrierungscode nicht angezeigt, lohnt es sich die Übersetzung des Zusatztextes sowie auf der Personalkarte den Sprachcode (DEU/FRA/ITA anstelle des korrekten Codes DES/FRS/ITS) zu überprüfen.

Bei dieser Meldung konnte die Mailüberprüfung nicht erfolgreich vorgenommen werden. Entweder ist keine Mailadresse auf der Personalkarte erfasst, oder das Feld "Elektronischer Versand" wurde nicht gepflegt. Überprüfen Sie diese Angaben auf der Personalkarte des Mitarbeitenden, ergänzen Sie diese und führen Sie zwingend eine Synchronisation mit SwissSalary Direct aus. Danach kann sich der Mitarbeitende neu registrieren.

In einem solchen Fall existiert der Mitarbeitende vermutlich bereits in einem anderen Mandanten. Sobald die Meldung "Access denied" erscheint, sollte der Mitarbeitende oben rechts über Benutzer Einstellungen unter "Registrierungscode eingeben" einen weiteren Registrierungscode eingeben können. Erst nachdem der Mitarbeitende sich mit seinen neuen Zugangsdaten einmal an- und abgemeldet hat, kann die Registrierung im alten Mandanten zurückgesetzt werden.

Diese Fehlermeldung erscheint, wenn das Kundenadmin Passwort nicht stimmt. Dieses kann, sofern man Zugriff auf E-Mailadresse hat, zurückgesetzt werden. Das Passwort muss danach auch in SwissSalary geändert werden. Danach muss SwissSalary Direct synchronisiert werden. Wenn mehrere Firmen unter der gleichen Subdomain existieren, muss das Passwort in sämtlichen Mandanten angepasst werden.

Arbeitet ein Mitarbeitender für mehrere Firmen, kann er sich mit seinem gewohnten Benutzername und Passwort einloggen und über "Benutzer Einstellungen" den Registrierungscode der zweiten Firma eintragen. Danach kann er wie folgt zwischen den beiden Firmen hin und her wechseln.

Hat ein Mitarbeitender eine neue E-Mailadresse und keinen Zugriff auf die alte E-Mailadresse und kann das Passwort dadurch nicht selbstständig zurücksetzen, können Sie sich in Direct mit dem Administrator einloggen und den betreffenden Mitarbeitenden über den Button "Entregistrieren" disaktivieren. Nach einer Synchronisation von Direct in SwissSalary kann sich der Mitarbeitende neu registrieren. Der Registrierungscode bleibt unverändert und die bereits hochgeladenen Dokumente bleiben erhalten.

zum Videotutorial

In den globalen Einstellungen von SwissSalary Direct kann definiert werden, wie lange die Mitarbeitenden nach dem Austritt noch auf SwissSalary Direct zugreifen dürfen. Während dieser Dauer gelten die Mitarbeitenden weiterhin als registriert und werden für die Verrechnung berücksichtigt.